Permohonan hendaklah dikemukakan sekurang-kurangnya tiga (3) hari sebelum tarikh program berlangsung (termasuk Sabtu, Ahad dan Cuti Umum).

Pemohon atau Pusat Tanggungjawab (PTJ) bertanggungjawab terhadap keselamatan, kebersihan serta penggunaan peralatan dan kemudahan yang disediakan sepanjang program berlangsung.

Sebarang kerosakan, kehilangan atau penyalahgunaan peralatan dan kemudahan adalah di bawah tanggungjawab pemohon atau PTJ. Kos pembaikan atau penggantian hendaklah ditanggung oleh pemohon atau PTJ sekiranya kerosakan berpunca daripada kecuaian atau salah guna.

Pemohon atau PTJ bertanggungjawab menyediakan pengangkutan yang bersesuaian serta tenaga kerja yang mencukupi (staf dan/atau pelajar) bagi urusan pengambilan, pemindahan dan pemulangan peralatan di lokasi yang ditetapkan oleh pihak pengurusan teknikal, terutamanya bagi peralatan bersaiz besar, berat atau melibatkan kuantiti yang banyak.

Sebarang pindaan, pembatalan atau penundaan program hendaklah dimaklumkan kepada pihak pengurusan teknikal dengan segera selewat-lewatnya satu (1) hari bekerja sebelum tarikh program.

Sebarang permohonan tambahan bagi peralatan, fasiliti atau keperluan teknikal selepas permohonan diluluskan adalah tertakluk kepada ketersediaan sumber dan kelulusan pihak pengurusan teknikal.

Pihak pengurusan teknikal berhak menolak, menangguhkan atau membatalkan permohonan sekiranya terdapat pertindihan jadual, kekangan sumber, kerja penyelenggaraan, faktor keselamatan atau arahan pihak universiti.